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Zielgruppen

Wir haben unser Vorgehen zur Verbesserung der E-Mail-Kommunikation aus dem Verständnis von Gesamt-Organisationen als komplexen Systemen abgeleitet. Es gibt Themen, die kann der Einzelne gut beeinflussen, andere können nur in zusammenwirkenden Gruppen, wie Teams, Abteilungen oder entlang von Prozessketten, sinnvoll verändert werden. Und einige Wirkungen sind sogar nur auf Ebene der Gesamt-Organisation realistisch zu erreichen.

 

Beispiele für Effekte durch differenziertes Vorgehen in den Zielgruppen

Der Einzelne

Der Einzelne kann natürlich seine für ihn relevante E-Mail-Kommunikation bewerten, indem er empfangene und gesendete E-Mails betrachtet. Wenn er dann noch ein Seminar besucht, wird er vielleicht entscheiden, die Regeln guter E-Mail-Kommunikation beim Schreiben seiner Mails anzuwenden. Es ist aber wahrscheinlich, dass der Einzelne wieder das Verhalten der Gruppe annimmt als umgekehrt.

Die Gruppe

Veränderungsimpulse können Sie verstärken, wenn Sie eine Gruppe, z.B. eine ganze Abteilung, in Maßnahmen einbeziehen. Wenn diese Abteilung sogar einen ganzen Prozess verantwortet, also die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe dominiert, dann sind Veränderungen sehr realistisch. Lassen Sie alle Mitwirkenden in der Gruppe die E-Mail-Kommunikation bewerten und jedem / jeder einzelnen individuelle Empfehlungen zukommen. So aktivieren Sie die Gruppe als zusammenwirkendes System und jede/n in der Gruppe durch persönliche Empfehlungen. Das wirkt. Für diesen Zweck kann unsere Sieben-Minuten-Methode am besten genutzt werden. Diese kann natürlich für Ihre Anforderungen angepasst werden. Bei Bedarf können Trainings gegenseitiges Verständnis und konkrete Fähigkeiten unterstützen. 

Für den Einsatz der Sieben-Minuten-Methode in Gruppen stimmen wir in der Regel folgende Themen ab:

  • Anzahl der Teilnehmer
  • Zeitraum der Bewertung
  • Anpassung an spezifische Bedingungen (z.B. Ergänzung von spezifischen Kriterien in Ihrem Bereich)
  • Art der Ergebnisberichte: für jeden Teilnehmer, mit Gruppenvergleich, ...
  • Kommunikation zum Vorgehen und bei Bedarf Einbeziehung von Mitarbeitervertretungen


 

Die Organisation

Wenn die Zusammenarbeit nicht stark in Gruppen, sondern vor allem zwischen Gruppen stattfindet, brauchen Sie wahrscheinlich einen Anreiz, der gruppenübergreifend wirkt, idealerweise für das gesamte Unternehmen oder die Institution. Wir sprechen davon, einen gemeinsamen Anreiz zu finden, der alle zum gleichen Zeitpunkt stimuliert, sich mit einem Thema zu beschäftigen. Sie setzen damit praktisch die Priorität des Themas in allen Bereichen nach oben und erhöhen allein daraus die Wahrscheinlichkeit für Veränderungen. Wir sehen gute Möglichkeiten für solche Anreize, wenn wir E-Mails als ökonomische Ressource bewerten. Letztlich können wir dann alle Ansätze nutzen, die wir auch sonst für effiziente und effektive Ressourcennutzung einsetzen. Das beginnt beim Aufbau von Transparenz über den Ressourcenverbrauch (z.B. Menge und Aufwand), geht über Zeilvereinbarungen für optimierte Ressourcennutzung bis hin zu Prämien für die optimierte Nutzung der Ressource. 

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